Ny som chef skapar struktur

Struktur och prioriteringar när du är ny som chef

Under en ledarskapsutbildning på distans får du lära dig om struktur och planering i ledarskapet. En god struktur i ditt arbete är fundamentalt i arbetet som chef. I din roll mellan medarbetare och ledning befinner du dig i ett stort flöde av information. Därtill är arbetsuppgifterna som chef ofta väldigt varierande. Att använda digitala verktyg för att strukturera ditt arbete är i det närmaste nödvändigt. Dessutom behöver du gå en ledarskapsutbildning. Hjärtum Utbildning har utbildningen Ny som chef, som ger dig en mycket bra grund att stå på i din nya roll.

Ledarskapsutbildning och digitala verktyg

Det finns en stor mängd olika digitala verktyg och appar på marknaden som kan underlätta ditt arbetsliv utifrån dina behov. När du går en ledarskapsutbildning får du tips som du kan har stor användning av. Det är viktigt att du planerar in tid för att göra de saker som du måste. Vissa arbetsuppgifter är återkommande som chef, varje dag, veckovis eller månadsvis. Lär dig att lägga in dessa rullande i din kalender, så att du inte måste göra dem på tid som blir över. Denna tid har en tendens att aldrig infinna sig. Har du en god struktur på ditt arbete blir du inte handfallen när nödsituationer inträffar. Då ser du tydligt vad du kan prioritera bort, samt när du ska göra dessa saker istället.

En ledarskapsutbildning lär dig att prioritera rätt

Som chef är det viktigt att prioritera sina uppgifter och en ledarskapsutbildning går igenom prioritering och delegering. Ofta möts man av olika uppfattningar om vad som ska göras och vad som är viktigast. För att själv vara den som styr sin agenda är det viktigt att skapa sig en bild av vilka arbetsuppgifter som är mest prioriterade. Vissa saker bestäms av ledningen, och kan ofta inte prioriteras bort. Hit hör till exempel rapporter, budgetuppföljningar, ledningsgruppsmöten etc. Se till att lägga in dessa uppgifter i din kalender så att du vet att tid finns för att leverera dem.

En del saker skapar du själv för att leda och följa din verksamhet. Det kan handla om gruppmöten med dina medarbetare, uppföljningsmöten, möten med stödfunktioner etc. Granska dessa noggrant och gör en bedömning av om de är merskapande för dig och övriga inblandade. Är formen på dessa arbetsuppgifter optimal? Får du ut önskad effekt av dessa uppgifter? Och framför allt, granska om du gör något som skulle kunna göras av någon annan. Kan delar av dina möten faktiskt ledas av dina medarbetare? Kan detta skapa ett större engagemang bland dem? Eller kan ni rotera ordförandeskapet? När det gäller uppföljningar, ser du till att ge dina medarbetare ett tillräckligt stort ansvar för att återrapportera till dig, eller engagerar du dig i detaljer som du inte behöver ha koll på? I möjligaste mån, låt dina medarbetare berätta för dig om sin verksamhet och sin egen analys av sina mål.

En utbildning för ledare hjälper dig

Vad gäller prioriteringar är det viktigt att fundera över vart verksamheten är på väg, och hur olika aktiviteter leder dit. En ledarskapsutbildning ger dig tid att reflektera. När du funderar över dina prioriteringar som chef, ifrågasätt för dig själv vilka aktiviteter som tar dig närmare dina och din verksamhets mål. Vilka aktiviteter har störst effekt framåt och hur mycket tid lägger du på dessa uppgifter? Det kan ofta bli en ögonöppnare att analysera inte bara hur man är mest effektiv, utan hur man får ut mest effekt av sina aktiviteter. Detta behöver inte nödvändigtvis gå hand i hand. Gör gärna en snabb analys varje vecka. Titta tillbaka i din kalender och fundera över vilka moment som haft störst effekt. Som chef behöver man avsätta tid för reflektion i sitt arbete, och detta kan vara en del av denna reflektion.

Det kan även vara en god idé att berätta för sina medarbetare och sin ledning hur du som chef väljer att prioritera din tid och varför du väljer att göra det. Det skapar en tydlighet mellan dig och dina kontaktytor, och det ger också en större förståelse när du behöver prioritera bort något. Bestäm dig för vad som är viktigast för dig, så blir det också lättare att säga nej till övrigt. Det är av yttersta vikt, både för verksamhetens bästa och för det egna välmåendet, att känna att man äger sin agenda och styr över sin tid. Att ständigt ha en upplevelse av att ligga efter eller att vara styrd av andra gynnar varken din verksamhets utveckling eller din egen hälsa.

Närvarande som ny chef

Att vara en närvarande chef är något som ofta poängteras, och som stressar en del chefer. Vad innebär det att vara närvarande? Hur vet jag att jag är tillräckligt närvarande? Man slits ibland mellan att hinna träffa sina medarbetare och samtidigt arbeta strategiskt framåt. Förvånansvärt ofta försöker chefer att vara närvarande genom att i tid och otid befinna sig i verksamheten. Detta är naturligtvis inte alls fel.

Ny som chef Hjärtum Utbildning
Konsten att vara närvarande när du är ny som chef

Det är bra att visa sitt genuina intresse genom att spendera tid i verksamheten och lära känna sina medarbetare. Men välj dina tillfällen, och fundera över hur du gör det. Kanske är det inte alltid denna sorts närvaro som gör att medarbetarna känner sig sedda och trygga? Diskutera gärna med dina medarbetare kring vad de upplever vara ett närvarande ledarskap. Vad behöver de från dig för att prestera på topp? Förklara gärna vad som ingår i ditt uppdrag och hur du gör för att möta deras behov av ett närvarande ledarskap.